Tilbudsbefaring – hva er det, og når er det aktuelt? 

Når en bedrift vurderer å legge inn et anbud eller tilbud, kan det være nyttig med en tilbudsbefaring først. Dette kan bidra til bedre innsikt i oppdraget som skal utføres, slik at man lettere kan utarbeide et realistisk tilbud.   

Her er alt du må vite! 

Hva er en tilbudsbefaring? 

En tilbudsbefaring er en befaring som utføres av leverandører som vurderer å legge inn et tilbud eller anbud. Dette innebærer typisk at interesserte leverandører møter opp for en vurdering, undersøkelse eller inspeksjon av jobben som skal gjennomføres. 

Tilbudsbefaringen finner sted til avtalt tid og sted, og i etterkant av befaringen kan de som ønsker gi tilbud eller anbud. Disse vurderes deretter av oppdragsgiver, som velger leverandøren som gir det beste tilbudet.  

Det er oppdragsgiveren selv som velger hvorvidt en tilbudsbefaring skal avholdes eller ikke. Dersom det er aktuelt med en befaring, vil denne som regel finne sted i god tid før anbudsfristen utløper.  

Formålet med befaringen er å gi leverandørene bedre innsikt i oppdragets omfang, og avklare eventuelle utydeligheter i anbudsgrunnlaget. Alle som har mottatt anbudsgrunnlaget mottar normalt sett en innkallelse til befaringen, og et referat sendes ut i etterkant. 

Eksempler på tilbudsbefaring 

Det finnes en rekke eksempler på tilbudsbefaringer. Da E39 skulle bygges mellom Knutset og Astad, møtte syv ulike entreprenører opp på tilbudsbefaring. Flere av disse valgte å ta med seg tilbudspapirer, og byggelederen kunne deretter vente på eventuelle tilbud.  

Dette oppdraget bestod blant annet i arbeid som skogrydding og bygging av en vei på 3,3 km, samt 2 km med sideveger. Siden jobben var nokså omfattende, var det praktisk for entreprenørene å befare området i forkant.  

Træna kommune arrangerte også en tilbudsbefaring da Galtneset industriområde skulle utvides. Oppdraget innebar blant annet fjerning av 200 000 kubikkmeter med steinmasse fra et steinbrudd. Her møtte fire entreprenører opp til befaring av området. 

Derfor er tilbudsbefaringer ofte nødvendig 

Når bedriften din planlegger å delta i en anbudskonkurranse, vil det meste av relevant informasjon finnes i anbudsinnbydelsen. Her finner man blant annet konkurransegrunnlag, tildelingskriterier og kvalifikasjonskrav. Basert på disse opplysningene kan man utarbeide et tilbud.   

Ofte er det imidlertid vanskelig å gi et realistisk tilbud basert på anbudsinnbydelsen alene. Dette gjelder særlig dersom det er snakk om fysiske oppdrag eller tjenester som skal utføres. Ja, som bygging av vei, skoler, sykehjem eller lignende.   

Med en tilbudsbefaring får potensielle leverandører mulighet til å se hva som faktisk skal gjøres. Ting som topografi, tilgjengelighet og lignende kan ha innvirkning på kostnadene for å utføre jobben. Under befaringen får man oversikt man ikke kan få basert på dokumenter alene.  

Under befaringen får interesserte leverandører dessuten mulighet til å stille spørsmål hvis noe ved oppdraget er uklart. 

Motta hjelp med å skrive anbud 

Etter å ha gjennomført en tilbudsbefaring, kan du velge å sende inn ditt anbud (altså et bindende pristilbud). Skal du vinne anbudskonkurransen, må dette anbudet få frem hvorfor din bedrift er det beste valget.   

Sliter du med å lage et velformulert og oversiktlig anbud? Din Anbudstekst bistår selskapet ditt med anbudsskriving, slik at prosessen blir mindre tidkrevende!