Karensperiode offentlige anskaffelser
Under offentlige anskaffelser er det en rekke krav som må følges. Dette skal sikre en ordentlig prosess der alle parter behandles rettferdig. Offentlige anskaffelser er tross alt bruk av skattepenger, slik at det er viktig at denne prosessen er ryddig.
En av de mange bestemmelsene som anbudskonkurransene må følge, er regelverket rundt karensperioder. Denne perioden er vanlig prosedyre for alle anbud, og du har kanskje allerede lest en kommentar om dette. Men hva er egentlig en karensperiode, og hvorfor brukes disse?
Hva er en karensperiode?
En karensperiode er tidsrommet mellom meddelelse av vunnet anbud til kontrakten faktisk tildeles. Det er altså ikke slik at et firma vinner et anbud og umiddelbart signerer kontrakt med anbudsgiver.
Poenget med å ha en karensperiode, er at anbudet over en tid fredes. Dette er nyttig dersom leverandørene som ikke vant anbudet ønsker å klage på prosessen. Kanskje føler de seg urettferdig behandlet, eller har innsigelser mot prosessen generelt.
Under karensperioden kan disse leverandørene klage inn anbudsprosessen. Om de får medhold, vil altså ikke anbudskontrakten signeres mellom vinner av anbudet og oppdragsgiver. Ofte vil anbudsprosessen måtte utlyses på nytt i slike tilfeller.
Mange betegner karensperiode som «klagefrist». Dette er derimot ikke riktig, da leverandørene i anbudsprosessen kan klage lenge etter karensperioden. Denne perioden er tilegnet til å klage, men bare som et mer praktisk alternativ tidlig i prosessen.
Hvor lenge varer en karensperiode?
En karensperiode skal vare i minst 10 dager. Merk at røde dager, lørdager og søndager regnes med. Utover minimumskravet på 10 dager er det opp til anbudsgiver å bestemme hvor lang de ønsker karensperioden skal være.
Avhengig av kompleksiteten eller størrelsen på anbudet, kan det være fornuftig å forlenge perioden utover minimumskravet. Dersom karensperioden løper i fellesferien, juleferien eller påskeferien, er det også vanlig å forlenge perioden.
3 unntak fra kravet
Det finnes kun tre unntak fra kravet om karensperiode:
- Ingen krav om kunngjøring
- Kun én leverandør er berørt av prosessen
- Tildeling av kontrakter innenfor en rammeavtale eller dynamisk innkjøpsordning
Frivillig karensperiode
Oppdragsgiver kan selv velge å benytte en karensperiode selv om det ikke er lovpålagt. Dette kan være nyttig for å unngå at klager på anbudet fremmes når kontrakt allerede er inngått. Karensperiode er en ryddig måte å unngå etterspill på.
Mange oppdragsgivere velger å ikke benytte karensperiode i anbud som ikke pålegger dette ved lov. Det er ofte fordi tidspress spiller inn. Dersom oppdragsgiver ikke har nevneverdig tidspress, anbefales det å benytte seg av karensperiode for en ekstra ryddig og trygg prosess.