Hva er en anbudsprotokoll?
En anbudsprotokoll kan betraktes som et dokument oppdragsgiver benytter for å behandle anbudene i en anbudskonkurranse. I protokollen registreres alle relevante opplysninger, som for eksempel valg av anskaffelsesmetode.
Vi ser her nærmere på bruken av anbudsprotokoll, og hva det innebærer!

Hvorfor skal en anbudsprotokoll brukes?
I forskrift om offentlige anskaffelser finnes det diverse fellesbestemmelser. Én av disse er § 7–1 som omhandler dokumentasjonsplikt i anbudsprosessen. Her kommer det blant annet frem at alle vesentlige forhold ved utførelse av anskaffelsen skal dokumenteres i en protokoll.
Det å føre en anbudsprotokoll – også kalt anskaffelsesprotokoll – bidrar til at anskaffelsesprosessen blir mest mulig ryddig og transparent.
Forskriften påpeker at det med bakgrunn i offentleglova gis rett til innsyn i dokumentene som inngår i anskaffelsesprosessen. Anbudsprotokollen er et slikt dokument, og allmennheten har derfor rett til innsyn ved forespørsel. Ifølge offentleglovas § 23 kan det gjøres unntak fra denne innsynsretten frem til leverandøren er utvalgt.

Hva skal en anbudsprotokoll inneholde?
I en anbudsprotokoll skal alle beslutninger og forhold som er vesentlige for anskaffelsen fremkomme. Her er noen eksempler på punkter som skal inngå i protokollen:
- Oppdragsgivers navn og adresse
- Beskrivelse av anskaffelsen (hva nøyaktig anskaffes?)
- Anskaffelsens estimerte verdi
- Deltakende leverandører i konkurransen
- Avviste leverandører
- Begrunnelse for valg av leverandører
- Valg av anskaffelsesmetode
- Begrunnelse for eventuell avlysning av anbudskonkurransen
Du finner en detaljert oversikt over hvilke elementer som skal inkluderes i anskaffelsesprotokollen i anskaffelsesforskriftens §10-5 (2).

Be om innsyn i anskaffelsesprotokoll
Har bedriften din deltatt i en anbudsrunde uten å vinne? I så fall er du kanskje nysgjerrig på hva som var grunnlaget for oppdragsgivers valg. Ved å be om innsyn i anbudsprotokollen kan du få svar på mange spørsmål.
Du kan blant annet se hva nøyaktig som var bakgrunnen for at oppdragsgiver valgte leverandøren som vant konkurransen. Samtidig kan du se hvor mange andre leverandører som deltok i anbudsrunden.
Disse opplysningene kan gi deg en pekepinn på hva bedriften din eventuelt kan gjøre bedre i neste anbudsrunde. Ble bedriften din avvist, handler dette sannsynligvis om at du ikke oppfylte de grunnleggende kvalifikasjonskravene.
I så fall kan du prøve å sette deg inn i hva som eventuelt kan forbedres. Trenger du ansatte med en annen type kompetanse eller erfaring? Eller må bedriftens finansielle stilling forbedres?

Anbudet er ditt fremste verktøy i anbudskonkurransen
Det å tape en anbudskonkurranse kan være demotiverende, men det er ingen grunn til å gi opp. Ofte er det bare behov for små justeringer for å kunne stille bedre i konkurransen mot andre leverandører. En tydelig og presis anbudstekst er et fint sted å begynne.
Når du skriver anbudet ditt er det helt avgjørende at du får frem hvilken kompetanse bedriften din sitter på. Sørg også for at teksten er oversiktlig og uten kjedelige skrivefeil.

Motta hjelp til å skrive anbud
Akkurat det å utarbeide et anbud kan være tidkrevende og vanskelig. Samtidig er det viktig at denne teksten er av høy kvalitet, og at den får frem bedriftens kvalifikasjoner. Dersom du synes anbudstekst er et slit, finnes det imidlertid hjelp å få.
Din Anbudstekst skriver anbud eller tilbud på vegne av bedriften din. Vi vet hvordan vi får bedriften din til å skinne i anbudskonkurransen!