Anskaffelsesprotokoll
En anskaffelsesprotokoll lar oppdragsgiver dokumentere og beskrive alle forhold ved anskaffelsesprosessen. Det finnes ulike protokoller for offentlige anskaffelser, og hvilke som skal brukes avhenger blant annet av anskaffelsens verdi.
Vi ser her nærmere på anskaffelsesprotokoller og hvordan de brukes!
Hva er en anskaffelsesprotokoll?
En anskaffelsesprotokoll (også kalt anbudsprotokoll) er en protokoll som brukes for å registrere relevante opplysninger ved offentlige anskaffelser. I protokollen registreres informasjon om anbudskonkurransen, noe som blant annet inkluderer følgende:
- Navn og adresse for oppdragsgiver
- Hva man skal anskaffe
- Årsaker til valg av anskaffelsesprosedyre
- Hvilke leverandører som deltar
- Navnet på avviste leverandører
Hvilken anskaffelsesprotokoll skal brukes?
Dette avhenger av hvilken del av anskaffelsesforskriften anskaffelsen reguleres av, noe som igjen avgjøres av verdi. På generell basis finnes det tre ulike protokoller å velge mellom, og disse er som følger: «del I», «del I og II» og «del I og III».
Disse viser til hvorvidt anskaffelsen følger del I, del I og II eller del I og III av anskaffelsesforskriften.
Anskaffelsesprotokoll del I og II
For å gi deg en bedre forståelse av hvordan en anskaffelsesprotokoll er oppbygd, skal vi her se nærmere på én av dem. Anskaffelsesprotokoll del I og II gjelder for anskaffelser som befinner seg mellom nasjonal terskelverdi (100 000 kr ekskl. mva.) og EØS-terskelverdi.
Alle anskaffelser som reguleres av forskriften må forholde seg til del I av regelverket (alminnelige bestemmelser). Del II er rettet spesifikt mot anskaffelser mellom nasjonal terskelverdi og EØS-terskelverdi. Dette inneholder protokollen:
- Opplysninger om oppdragsgiver
- Leveransen (beskrivelse av hva som anskaffes og estimert verdi)
- Eventuelt unntak fra krav om benyttelse av elektronisk kommunikasjon
- Pre-kvalifisering og videre utvelgelse (relevant ved begrenset tilbudskonkurranse)
- Navn på leverandører som har levert tilbud
- Dialog
- Leverandørvalg (navn på leverandør, begrunnelse og verdi)
- Bruk av eventuelle underleverandører
- Inhabilitetsvurdering
- Konkurranseavlysning
En anskaffelsesprotokoll-mal benyttes ofte
Det er vanlig at oppdragsgiver benytter seg av maler når en anskaffelsesprotokoll skal fylles ut. Ulike maler tilbys, slik at man enkelt kan fylle ut protokollen enten man følger del I, II eller III i anskaffelsesforskriften. På denne siden får du oversikt over ulike maler.
Malene gjør det enklere for oppdragsgiver å oppfylle kravene til protokollføring. Samtidig får man en grei oversikt over anskaffelsesprosessen som helhet – fra planlegging til signering av kontrakt.
Nyttig å kjenne til protokoller ved offentlige anskaffelser
Som potensiell leverandør kan det være nyttig å ha kjennskap til bruken av anskaffelsesprotokoller. Det gir deg blant annet innsikt i hvordan anbudsprosessen fungerer, avhengig av anskaffelsens verdi.
Sett deg også nøye inn i oppdragsgivers konkurransegrunnlag, som omfatter alle dokumenter som beskriver oppdraget. Basert på dette kan du lage et anbud som i størst mulig grad svarer på forventede punkter.
Få hjelp med anbudsskriving
Før du kan delta i en anbudskonkurranse, trenger du å utarbeide et anbud av god kvalitet. Anbudet skal blant annet inneholde et pristilbud og relevant informasjon om bedriftens kvalifikasjoner.
Usikker på hvordan du går frem? Din Anbudstekst bistår deg trygt gjennom prosessen. Vi skriver anbud og tilbud for leverandører som ønsker å konkurrere om kontrakter! Med vår hjelp kan du være trygg på at bedriftens fremste kvaliteter fremheves på en god måte.